Dietas: Justificación y acreditación.

En los últimos meses, se ha incrementado el número de comprobaciones a las que ha asistido este despacho en la Inspección de Trabajo relativas a Dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia, y es por lo que vemos adecuado publicar este recordatorio, y en particular:

• OBLIGACIÓN DEL PAGADOR DE ACREDITAR DOS EXTREMOS:

1. 1. Tener debidamente justificado y acreditado la realidad del desplazamiento y que los mismos se hayan llevado a cabo de forma efectiva en el ejercicio de la actividad laboral.
   2.  Tener debidamente justificado y acreditado el día y lugar de su desplazamiento.

En consecuencia, el empleado o trabajador debe presentar a la empresa algún documento que certifique el desplazamiento realizado o que la empresa dispusiese de algún documento que demuestre la realidad del desplazamiento (notas de entrega de mercancía, correos electrónicos confirmando una visita etc.) cada empresa, en función de sus peculiaridades, debe encontrar la forma de darle respaldo documental a la justificación del día, lugar y razón o motivo del desplazamiento hecho por su trabajador.

Como medida de control, para las empresas que satisfacen dietas habitualmente a sus empleados, es recomendable que se confeccione, mensualmente y de forma individual para cada trabajador, un control de dietas, en el que se anoten los movimientos diarios y los gastos correspondientes. En todo caso, la mera confección de estos documentos no es suficiente por sí misma para justificar la exención de las dietas satisfechas. Será siempre necesaria la aportación de los justificantes de gastos y la acreditación de la realidad del desplazamiento.

• LÍMITES PARA QUE LOS IMPORTES QUEDEN EXCEPTUADOS DE GRAVAMEN:

1. ASIGNACIONES PARA GASTOS DE LOCOMOCIÓN.

Quedan exceptuadas de gravamen las cantidades destinadas a compensar los gastos de locomoción del empleado que se desplace fuera del centro de trabajo para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

• Utilización de medios de transporte público: el importe del gasto que se justifique.
• Resto de casos: 0,19 euros /Km recorrido siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, Gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

1. ASIGNACIONES PARA GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA.

Quedan exceptuadas de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de manutención y estancia en las condiciones y límites que se indican más adelante, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del empleado y de su residencia.

Si se trata de desplazamiento y permanencia por un periodo continuado superior a nueve meses, no se exceptúan de gravamen dichas asignaciones.

La cuantía de lo que se consideran asignaciones no computables como ingreso queda delimitada según las siguientes REGLAS:

• Si se pernocta en municipio distinto del lugar de trabajo y/o residencia: Por gastos de estancia: los importes que se justifiquen.

Por gastos de manutención: desplazamientos dentro del territorio español: 53,34 euros / día. Desplazamientos a territorio extranjero: 91,35 euros / día.

• Si no se pernocta en municipio distinto del lugar de trabajo y/o residencia: por gastos de manutención: desplazamientos dentro del territorio español: 26,67 euros / día. Desplazamientos a territorio extranjero: 48,08 euros / día.

1. OBLIGACIÓN DE INCLUIR EN NÓMINA TODOS LOS CONCEPTOS RETRIBUTIVOS EN SALARIO O EN ESPECIE Y SU TRATAMIENTO A EFECTOS DE COTIZACIÓN Y TRIBUTACIÓN:

El 22 de diciembre de 2013, entró en vigor el Real Decreto-Ley 16/2013 de 20 de diciembre de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores. En este Real Decreto se declaraba obligatoria la inclusión en nómina de todos los conceptos que la Empresa abonaba a sus trabajadores en salario o en especie, incluidos los suplidos (dietas, kilometraje, etc).

Este RD-Ley reformó el art. 109 de la Ley General de S. Social, hoy art. 147, que en su punto 3 dice textualmente:

Los empresarios deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social en cada período de liquidación el importe de todos los conceptos retributivos abonados a sus trabajadores, con independencia de su inclusión o no en la base de cotización a la Seguridad Social y aunque resulten de aplicación bases únicas”.

Esto significa, que con independencia de que los conceptos estén sujetos a cotización y/o tributación, todos ellos sin excepción deben figurar en nómina y han de ser comunicados mensualmente a la TGSS.

En resumen, cualquier cantidad que perciba el trabajador por cualquier concepto, sea salarial o extra salarial, la pague él directamente o la abone la Empresa debe estar reflejada en su nómina. Cotizarán y/o tributarán los conceptos e importes que establecen las normas de aplicación.

Como siempre, quedamos a su disposición para aclarar cualquier duda. L&V ASESORES, Madrid.