La Inspección de Trabajo ha hecho público en su web el Criterio 101/2019 sobre actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en materia de registro de jornada, cuyo objetivo es fijar los criterios de actuación de los inspectores de trabajo respecto al registro de jornada en lo que se refiere a los contratos a tiempo completo, sin perjuicio de lo que también pueda afectar a los contratos a tiempo parcial.
Tal y como establece el art. 34.9 ET, la llevanza del registro de jornada no es una opción, sino un deber para el empresario.
Se debe recoger el inicio y finalización de la jornada de trabajo diaria de cada una de las personas trabajadoras, sin exigir, expresamente el registro de las pausas o interrupciones que haya durante la misma, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.
La Inspección aconseja que el registro ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo. De no ser así, se presumirá que todo lo que transcurre entre el inicio y fin de la jornada, es tiempo efectivo de trabajo, y será el empresario el que deba acreditar lo contrario, por tanto, si las pausas no se consideran tiempo de trabajo, se aconseja especificarlas.
La forma de determinar cómo se organizará y qué se recogerá en el registro de la jornada se remite a la negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores,
También es competencia de la Inspección que el sistema de registro de jornada implementado ha ido precedido de un proceso de negociación o de consulta con los representantes de los trabajadores que se podrá verificar, por ejemplo, a través de las actas de las reuniones.
La lectura que haga del mismo la Inspección de trabajo se hará de forma integral, sin perjuicio, de la flexibilidad horaria que pueda existir, es decir, considerando todas las posibilidades que permite el ordenamiento jurídico en materia de distribución de tiempo de trabajo.
No se aceptarán la acreditación del registro de jornada mediante la presentación de calendarios laborales o cuadrantes de horarios para determinados periodos puesto que se han realizado previamente bajo criterios de previsión, pero no reflejan las horas efectivamente realizadas cada día.
Los registros se deberán conservar durante cuatro años, se deberá realizar en cualquier medio que garantice la fiabilidad y veracidad de los datos registrados diariamente y también debe ser accesible, en un doble sentido: en cualquier momento cuando así sea requerido por los trabajadores, representantes o por la ITSS, y de manera inmediata, y para ello deben estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo donde se encuentran las personas trabajadores o representantes; de este modo, se intenta evitar posibles alteraciones posteriores.
La Inspección determina que no es obligación del empresario «totalizarlos», es decir, informar de oficio al trabajador (como es el caso de los registros de jornada parcial u horas extraordinarias).
Esta obligación de puesta a disposición no implica entrega de copias a los representantes de los trabajadores, salvo que así lo disponga el convenio colectivo o pacto expreso, ni tampoco a cada trabajador, independientemente que se le pueda facilitar su consulta.
Es competencia de la ITSS verificar que el sistema de organización y documentación del registro de jornada viene precedido de un procedimiento de negociación o consulta con los representantes de los trabajadores para una posible sanción posterior.
Se podrán escanear los registros de jornada que se realicen en formato papel para poderlos archivar en soporte informático y guardarlos telemáticamente con todas las garantías requeridas, los cuales también deberán estar accesibles en cualquier momento.
En los registros en formato papel donde se recoja la firma del trabajador, si no hay medios para su copia, la ITSS podrá tomar notas, fotografías o incluso podrá coger el original, como medida cautelar, si encontrara incongruencias.
El sistema de registro debe ser objetivo y fiable, que no implique una posible alteración de los datos que se registren, traten o almacenen, especialmente si se tratan de datos de carácter personal de los trabajadores o se utilicen dispositivos de videovigilancia o geolocalización.
El registro debe estar documentado, especialmente en los casos de registros electrónicos, huella dactilar u ordenador, por lo que la Inspección de Trabajo podrá requerir la impresión, descarga o suministro en formato informático de manera legible y tratable.
El incumplimiento de la obligación del registro de jornada supone una infracción grave. Sin embargo, los inspectores tendrán en cuenta los posibles procesos de negociación que se estén llevando a cabo entre las empresas y los representantes de los trabajadores, así como el resto de circunstancias que puedan afectar al caso concreto.
L&V Asesores, Madrid.
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