Una asociación sin ánimo de lucro es una agrupación de personas que se organizan para realizar una actividad colectiva. La asociación goza de personalidad jurídica, lo que la hace capaz de adquirir derechos y contraer obligaciones. Se establece así una diferenciación entre el patrimonio de la asociación y el de las personas asociadas.
Ahora vamos a desgranar las diferentes formalidades a las que están obligadas:
- Obligaciones Registrales.
En el momento de su creación hay que inscribir la Asociación en el Registro específico de asociaciones (autonómico o estatal según el ámbito de actuación). Además, se deberán realizar en ese mismo registro, otros asientos y comunicación de modificaciones sobre la información ya existente.
A continuación se detallan los actos susceptibles de inscripción en el registro:
- Cualquier modificación en los estatutos (cambios en la denominación, domicilio, fines y actividades, ámbito territorial, etc.).
- Cambios en las personas titulares de los órganos de representación (Junta Directiva).
- La apertura, cambio y cierre de delegaciones o establecimientos.
- La declaración y la revocación de la condición de utilidad pública.
- Las asociaciones que constituyen o integran federaciones, confederaciones o uniones de asociaciones.
- La incorporación y separación de asociaciones a una federación, confederación o unión de asociaciones o a entidades internacionales.
- La suspensión, disolución o baja de la asociación y sus causas.
- La apertura y el cierre de una delegación en España de asociaciones extranjera.
- Obligaciones Documentales.
Una vez creada y registrada la Asociación, ésta deberá llevar una serie de documentación establecida en la Ley, así habrán de disponer de:
- Una relación actualizada de sus asociados.
- Una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas.
- Un inventario de sus bienes.
- Un libro de las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación.
En lo relativo a las actas de los órganos de gobierno y representación (Asamblea y Junta Directiva), el libro ha de ser físico.
Las actas deberán recoger referencia a los acuerdos adoptados, su ordenación será cronológica. El contenido que deberá tener un acta será:
- Mención al órgano que se reúne.
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Número de convocatoria (Primera y/o Segunda).
- Asistentes (Datos nominales o numéricos.)
- Orden del día.
- Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que intervengan.
- Acuerdos adoptados.
- Sistema de adopción de los acuerdos y resultados.
- Firma del Secretario y Vº Bº del Presidente.
Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, no establece obligatoriedad a la legalización de los libros, y por este motivo, algunos registros de asociaciones no contemplan este procedimiento. No obstante, será muy recomendable la realización de este trámite con el fin de otorgar seguridad jurídica a los libros. La legalización de libros podrá realizarse ante aquellos registros autonómicos que sí lo permiten, ante el registro mercantil o ante notario.
- Obligaciones de rendición de cuentas
El artículo 14 de la ley de asociaciones establece que las asociaciones deberán llevar contabilidad, por partida doble, que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas.
La ley establece que las asociaciones deberán llevar su contabilidad “conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación”, por lo que hay que destacar, al menos, dos casos en los que se aplican normas específicas:
- Asociaciones que realizan actividades económicas que estarán también sujetas a las obligaciones establecidas en el Código de Comercio.
- Asociaciones declaradas de Utilidad Pública, que estarán sujetas a lo dispuesto en el Plan General de Contabilidad de las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos.
Igualmente, si la entidad está acogida a los beneficios fiscales establecidos en la Ley 49/2002, debe cumplir (art. 3.8) “las obligaciones contables previstas en las normas por las que se rigen o, en su defecto, en el Código de Comercio y disposiciones complementarias”
- Obligaciones Fiscales
En el momento en el que una asociación se plantea la realización de alguna Actividad Económica deberá cumplir con lo establecido en la normativa fiscal, pasando a afectarle impuestos como el IVA, Imp. Sociedades, otras obligaciones censales y de información, IRPF, etc.
¿Y qué es una actividad económica? La podemos definir como “aquella actividad que suponga la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios”.
Dada la importancia y extensión de todos estos temas, les invitamos contactar con nosotros. L&V Asesores. Madrid.
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